לכן, כשמתכננים אירוע חשוב לקחת בחשבון כל אלמנט שהוא; החל מהלוקיישן, הלוגיסטיקה, האוכל ועוד. ברגע שעושים סדר בתהליך, הוא הפך לברור הרבה יותר!
מהם המרכיבים המרכזיים בתכנון אירוע?
- מטרת האירוע – זהו הבסיס לכל השאר. ברגע שמבינים מהי מטרת האירוע והיעדים שלו, קל הרבה יותר לגשת אל שאר ההיבטים בתכנון האירוע.
- תקציב – זה כולל את כל ההוצאות בהתאם לאירוע; שיווק אם מדובר באירוע רב משתתפים, הזמנות, שמלת כלה, פעילויות כאלו ואחרות ועוד.
- לוקיישן – האם המקום יכול להכיל את כל המשתתפים בנוחות? כמה מקומות חנייה יש?
- לוח זמנים – ברגע שיש תקציב, קל וברור יותר לתכנן את לוח הזמנים מכיוון שאנחנו יודעים מה נוכל להרשות לעצמנו לשלב באירוע ומה לא.
לוגיסטיקה לאירוע רב משתתפים
ניהול לוגיסטיקה עבור קהל גדול זו משימה מאתגרת אך הינה חלק בלתי נפרד מהצלחת האירוע. כאמור, חפשו מקום אליו יוכלו כל האורחים להיכנס מבלי להצטופף, כשבחוץ יש מספיק חנייה, נגישות ואפשרויות של תחבורה ציבורית.
אם האירוע חיצוני, הרי אוהל אירועים לישיבה וארוחה למשל, יהיה חייב להיות חלק מההתארגנות שלכם. כיום, אוהלים מגיעים עם אפשרות למערכות מיזוג אוויר וחימום, ואף מספיק מקום כדי להכיל אירועים של מאות משתתפים, עם רחבת ריקודים! אם זה הסגנון של האירוע שלכם, חפשו אחר חברה מקצועית המתמחה בהתאמת אוהלים לאירועים מכל הסוגים והגדלים, אשר מציעה אוהלים העשויים חומר גלם איכותי וחזק שיגן על האורחים מפני החום, הקור והרוח שבחוץ.
בשלב הבא, התמקדו בסידורי הישיבה. וודאו שיש מספיק מקום לכולם ושמפת השולחנות מתאימה לסוג האירוע – בין אם זה סגנון תיאטרון לכנס שבו כולם מביטים לכיוון אחד או שולחנות עגולים לארוחת ערב מסביב לרחבת הריקודים. אל תשכחו לבחון את איכות מערכת הסאונד והמסכים – שמהווים חלק בלתי נפרד מאירועים גדולים בין אם עבור הרצאות ונאומים, או סרטונים כאלו ואחרים.
אם מדובר באירוע הדורש הרשמה, תכננו את התהליך מראש ככל האפשר כדי למנוע תורים ארוכים. רישום מוקדם אונליין ייעל את תהליך הכניסה ויספק לכם אף יכולת לספור את האורחים בצורה מדויקת יותר. ואם כבר בהכנה מראש עסקינן, נסו לדאוג לכך שתקבלו הכל מהספקים בזמן.
אירוע כללי רב משתתפים
ישנם אירועים המופצים לכל עבר, הדורשים רכישת כרטיס והזמנה מראש. אם מדובר באירוע כזה, הרי שיש לדאוג ככל האפשר לא רק ללוקיישן, אוהל לאירועים וכיבוד, אלא גם לקידום אפקטיבי ויעיל שיגיע לכמה שיותר משתתפים. בראש ובראשונה, יש לזהות את קהל היעד על מנת להיצמד לערוצי השיווק וההפצה הנכונים. ייתכן שאם הקהל שלכם צעיר, הוא יימצא יותר בטיקטוק ופחות בפייסבוק.
צרו אתר אינטרנט ובו כל הפרטים הנחוצים, בשפה ברורה העולה בקנה אחד עם קהל היעד שהוגדר. אם ניתן, שתפו פעולה עם משפיענים ואחרים שיוכלו לעזור להפיץ את הבשורה ולמשוך בהתלהבות רבה, משתתפים נוספים. היעזרו בתוכן ויזואלי, משעשע, מושך ומדויק כדי ללכוד את עיניי הגולשים ברשת ולתמצת ככל האפשר את המסר.